Strategické plánování pracovních sil: Proč je pro vaši firmu tak důležité?

Co čeká váš tým dál?

Pokud se jen nervózně smějete a říkáte "nevím", čtěte dál.

Současný trh práce je extrémně napjatý a poptávka zákazníků je všelijaká. Snaha udělat více s menším množstvím a zároveň si udržet zaměstnance se stává standardním operačním postupem. Pokud čtete tento článek, jste nějakým způsobem zodpovědní za řízení svých zaměstnanců. Možná je to nábor zaměstnanců. Možná je to předvídání pracovních sil. Možná jde o sladění poptávky zákazníků s nabídkou pracovních sil.

Plánování pracovní síly spočívá v analýze historických dat a přijímání nejlepších rozhodnutí pro současnost i budoucnost. Pomáhá vám vidět, co přijde, a informuje vás o tom, zda to, co máte dnes, stačí na to, co budete potřebovat zítra.

Pokud používáte přístup založený na křišťálové kouli a v oblasti pracovních sil se chytáte za hlavu, děláte většinou slepá rozhodnutí a doufáte v to nejlepší, chtěli jsme vás upozornit, že vám brzy dojde stopa dopředu. A i když si myslíte, že je vaše plánování pracovních sil v dobrém stavu, vždy je čas na revizi a vyladění.

Celkový úspěch vaší organizace závisí na strategickém plánování pracovních sil. Ukážeme vám, jak vypadá dobré plánování pracovních sil, jak ovlivňuje vaši firmu a jak začít dělat věci správně.

Plánování pracovních sil v akci

Plánování pracovních sil lze chápat jako prosté ujištění, že v danou chvíli pracuje správný člověk na správném pracovním místě.

Jinými slovy, vyhnete se:

• nadměrnému počtu zaměstnanců: příliš mnoho lidí, příliš malá poptávka
• nedostatečnému počtu zaměstnanců: příliš málo lidí, příliš velká poptávka
• nesprávnému obsazení: nesoulad mezi kvalifikací zaměstnanců a jejich pracovními místy
  ‍

Na rozdíl od operativního plánování pracovních sil, které se řídí krátkodobým, denním přístupem, strategické plánování pracovních sil se dívá na věc z dlouhodobého hlediska a předvídá plán do budoucna. Zdá se to složité, ale v nejzákladnějším smyslu jde při plánování pracovních sil obecně o znalost poptávky zákazníků a schopností zaměstnanců nyní i v budoucnu.
‍

Přímý přístup k plánování pracovních sil znamená, že budete:

• Stavět správný tým a nástroje, které mohou zahrnovat personální oddělení, vedoucí směn a další vedoucí pracovníky zapojené do strategie.
• Analyzovat své zaměstnance, zákazníky a trendy v odvětví.
• Získávat nové talenty, které odpovídají závěrům, jež jste vyvodili z analýzy.
• Přiřazovat správné talenty na správná pracovní místa a směny. To zahrnuje přiřazení správných lidí ke sledování dat a plánu pracovních sil, který jste přijali.
  ‍

Strategické i operativní plánování pracovních sil je průběžný proces.
‍

Cílem je být plynulý a mít přehled o tom, co se děje, co se chystá a co budete potřebovat, pokud jde o dopad na vaši pracovní sílu. Vše, co ovlivňuje vaše zaměstnance (současné i budoucí) nebo na ně klade nároky, je třeba vzít v úvahu.
‍

Chcete-li vytvořit proces plánování pracovní síly, začněte několika otázkami s ohledem na své zaměstnance:

1. Jaké nedostatky má vaše organizace v současné době?
2. Jaký je váš cíl?
3. Co vám brání v jeho dosažení?
4. Jaké blízké a budoucí trendy budou mít vliv?
5. Jaké je vaše řešení pro překlenutí nedostatků a dosažení cíle?
   ‍
   

Řekněme, že provozujete malou pekárnu.

Chcete být známí díky vysoce kvalitnímu výrobku, který zákazníci nikde jinde nedostanou. Problém je, že se vám nedaří najít zaměstnance, kteří mají potřebné pekařské a cukrářské dovednosti. Poptávka je větší než výkon vašich současných zaměstnanců. Vidíte, že najít kvalifikované zaměstnance bude stále obtížnější.

Vidíte, že máte nedostatek kvalifikovaných pracovníků, a možná budete muset upravit jídelníček a způsob rozvržení dne tak, abyste zohlednili časy nejvyšší poptávky a dostupnost výrobků. To znamená, že budete muset vytvořit školicí program pro nové zaměstnance s dalšími výhodami, abyste si tyto pracovníky po zaškolení udrželi.

Uvidíte také, že najímání pracovníků speciálně pro práci u pultu zabrání tomu, aby se vaši pekaři a kuchaři vyčerpali kontaktem se zákazníky. Ačkoli bylo lákavé zvolit univerzálnější přístup, abyste mohli najmout méně zaměstnanců, ochrana vašich kvalifikovaných pracovníků a snížení případné frustrace, která by mohla způsobit jejich odchod, je zásadní.

Je jasné, že potřebujete lepší nástroje pro sledování poptávky zákazníků a rozvrhu zaměstnanců, abyste mohli vyladit směny pro maximální efektivitu.

Jak správné plánování pracovní síly ovlivňuje vaše podnikání

Pokud vám plánování pracovní síly připadá jako otrava a láká vás se jen tak plahočit ze dne na den, měli byste vědět, jaký to má dopad na vaše podnikání.

Bez plánování pracovní síly budete:

• nikdy nedosáhnete svých cílů. Všech cílů se dosahuje pečlivě naplánovanou činností, nikoli šťastnou náhodou.
• Budete mít nízkou angažovanost zaměstnanců. Neangažovaní zaměstnanci jsou drazí, ať už proto, že nekvalifikovaní zaměstnanci zatěžují ostatní, nebo proto, že jsou frustrovaní, protože jsou špatně vyškoleni pro svou práci.
• Vysokou fluktuaci. Neangažovaní zaměstnanci a tým s nedostatky a nesouladem v dovednostech dříve či později odejdou.
• Nepodaří se vám vybudovat budoucí vedoucí pracovníky. Vaši nejlepší lídři vzejdou ze zkušených zaměstnanců, ale špatné plánování pracovních sil vytvoří v budoucnu mezeru ve vedení.
• Dočkáte se nízké produktivity a vyšších nákladů. Zapojení zaměstnanců a produktivita jdou ruku v ruce. Špatné plánování vede v konečném důsledku k nižší produktivitě.
• Používáte špatné nástroje. Plánování vyžaduje data, a to vás přiměje používat lepší nástroje pro plánování a řízení zaměstnanců, abyste tato data získali jak pro operativní, tak pro strategické plánování pracovní síly.

Prosperující podniky nevznikají náhodou. Jsou pečlivě naplánované.

‍