5 věcí, které usnadňují implementaci nového softwaru
Takže jste dostali další bezplatnou ukázku nebo zkušební verzi od nového poskytovatele softwaru. Tentokrát vás systém zaujal a zdá se, že splní mnoho vašich obchodních potřeb. Ale představa zavedení zcela nového softwaru do vaší firmy může vyvolat váhání.
Možná přemýšlíte o čase, který budete muset vyčlenit na uvedení do provozu. Možná se také obáváte, jak dobře se váš tým přizpůsobí. Další faktory, jako je spolehlivost softwaru a návratnost investic, se teprve ukáží, takže nechcete podstupovat žádné velké riziko.
Je běžné, že něco nového, zejména software, vás trochu odrazuje. Pokud se ocitnete v podobném rozpoložení, vězte, že nejste sami a že i jiné podniky zažily podobné počáteční reakce, ale díky riskování zaznamenaly úspěch.
Pokud stále váháte, zda přijmout nový software pro svou firmu, zde je pět věcí, které vám implementaci usnadní a učiní ji úspěšnější.
1. Kompletní služby při zavádění do systému
Při přístupu k novému softwaru začněte tím, že se zeptáte na jeho onboardingový proces. Poznamenejte si, jak funguje - může totiž zabrat více času a více než jen prosté projití. Zjistěte, zda má poskytovatel softwaru důkladný plán, jak váš tým uvést do provozu.
Zeptejte se, zda bude onboarding probíhat formou full-service nebo samoobslužně. Pokud se jedná o samoobsluhu, může se očekávat, že váš tým projde kroky nastavení samostatně. Může být nabízena videopodpora, telefonická nebo e-mailová podpora, která vašemu týmu pomůže na cestě, ale to může zpozdit časové plány a cíle, protože váš tým pracuje na seznámení se s produktem.
Budete se chtít přesvědčit, zda existuje specializovaný tým, který bude váš tým podporovat při přechodu na nový nástroj. Zajistí například správné nastavení účtu a provede vás systémem, dokud se všichni nebudou cítit pohodlně při používání všech funkcí nové platformy.
To bude mít zásadní význam pro potvrzení, že je vše správně nainstalováno, všechny předvolby jsou nastaveny správně a vše funguje co nejplynuleji. Poslední věc, kterou chcete, je špatný onboarding a implementace, protože to může způsobit neúspěšné přijetí softwaru.
2. Hladká migrace dat
Měli byste také prověřit, zda má nový software schopnosti migrace. Zhodnoťte, zda dokáže bez problémů zadat nebo přenést vaše stávající data. A ujistěte se, že dobře rozumíte tomu, jak bude migrace dat zapadat do nového systému.
To je obzvláště důležité, pokud máte stávající data, jako jsou údaje o prodeji, financích nebo lidských zdrojích, které je třeba v novém softwaru využít. Nastavení migrace dat může být složité a trvá dlouho, než je nahrajete tak, jak chcete. A v konečném důsledku mohou data ovlivnit výkonnost vašeho týmu, takže se ujistěte, že jste spokojeni s tím, jak budou vypadat a jak budou fungovat.
Poté, co tak učiníte, si budete chtít s týmem poskytovatele softwaru vyčlenit čas na kontrolu správnosti dat. Mějte na paměti, že to může zabrat další čas, protože může jít o několik auditů. Tento čas se však vyplatí, protože nepřesnosti v údajích mohou zpozdit váš plán zapracování a způsobit nesrovnalosti v budoucnu.
3. Nabídky integrace
Dalším důležitým faktorem, na který je třeba se zaměřit, je, zda software nabízí integrace s vaším stávajícím technologickým stackem. Otázky, které je třeba zvážit: je propojen s vašimi stávajícími mzdovými, prodejními, personálními, marketingovými a datovými systémy? Jak rychle dokáže poskytovatel softwaru integrovat všechny vaše systémy dohromady?
Pokud existují možnosti integrace, může to zvýšit produktivitu vašeho týmu a jeho práce. Mohou ušetřit spoustu času, aby nemuseli přecházet mezi mnoha různými nástroji - a zabývat se zbytečnou administrativou a ručními pracemi. Další výhodou je, že můžete snížit náklady zefektivněním procesů a tím, že budete mít všechna data na jednom místě.
Mnoho poskytovatelů softwaru si je těchto uživatelských výhod vědomo a nabízí integrace. Ale řekněme, že společnost integraci právě teď nenabízí, zvažte, zda se jí v blízké budoucnosti nezeptá. Je možné, že jejich tým pracuje na vytvoření integrace s nástrojem, na který se ptáte, ale v době vašeho nástupu ještě není zcela připravena ke spuštění.
A pokud je to případ, kdy nemají integraci(y), kterou(é) hledáte, připravenou(é) na blízkou budoucnost, a vám se jejich systém opravdu líbí, zjistěte, zda můžete požádat o integraci(y), kterou(é) chcete. Mnoho poskytovatelů vám rádo vyhoví.
4. Dodržování časového harmonogramu
Pravděpodobně máte na mysli časový plán. Ujistěte se, že poskytovatel softwaru dokáže splnit vaše očekávání. Čím dříve se podaří spustit jeho systém, tím rychleji jej můžete začít používat.
Začněte tím, že si stanovíte jasné termíny a společně proberete pevný plán data spuštění. To je důležité zejména v případě, že máte ve svém týmu mnoho zaměstnanců, kteří se musí zaregistrovat a seznámit s jejich produktem.
Dále se ptejte na otázky typu "jsou časové rámce realistické?" a "má poskytovatel ve svém týmu dostatek lidí, kteří budou schopni podpořit vaše potřeby?". Poté se dohodněte na rozsahu projektu, požadavcích vašeho týmu i týmu poskytovatele, pracovních postupech, sledování úkolů a nejlepších způsobech komunikace.
5. Průběžná podpora a školení
V neposlední řadě zjistěte, zda má software specializovaný tým podpory. I když je velmi důležité získat podporu při počátečním zavádění, budete chtít zjistit, zda můžete získat průběžnou podporu i po nastavení - je totiž velmi běžné, že budete mít dotazy po celou dobu používání produktu.
Zvažte tyto položky: Mají k dispozici specializované školicí středisko, které vám poskytne podporu? Nabízejí průběžná živá školení nebo webové semináře? Ty jsou obzvláště užitečné, protože software bude mít nové funkce nebo aktualizace, o kterých budete chtít vědět. Nebo si možná budete chtít jen rychle osvěžit některé funkce produktu.
Ujistěte se, že existuje tým, který vám nejen usnadní správné nastavení, ale také zodpoví dotazy, pokud se setkáte s nějakými zádrhely nebo v budoucnu narazíte na nějaké otázky.
Jako například v Dayswaps se můžete ve všední dny obrátit na zákaznickou podporu, jak telefonicky tak emailem či chatem a jsou vám dispozici pravidelná školení a webináře.
