Jak správně naplánovat směny
Dobře naplánované směny jsou základem fungování každého provozu. Nejenže se tím zvyšuje spokojenost zákazníků (nikdo nemá rád fronty), ale zároveň i zaměstnanci ocení, když mají včas a férově daný rozpis práce. Pokud k tomu přidáte snahu o efektivitu, ušetříte spoustu času i starostí.
V tomto článku se dozvíte:
- Co vyřešit dříve, než s plánováním směn vůbec začnete
- Jak určit délku a typ směn, aby odpovídaly vašim potřebám
- Proč a jak zohlednit různé pozice a zkušenosti zaměstnanců
- Na co nezapomenout při samotném rozdělování směn
- Jak a kdy směny nejlépe zveřejnit
Pro názornost uvádím příklady z našeho systému Dayswaps, kde lze automatické plánování provádět.
1. Než se pustíte do plánování
Nepřítomnosti zaměstnanců
Domluvte se se zaměstnanci, do kdy musí nahlásit všechny dovolené, návštěvy lékaře či jiné plánované absence. Ušetříte si tím zbytečné předělávání hotového plánu.
Zveřejňování rozpisu
Zaměstnanci potřebují znát rozpis směn s dostatečným předstihem, aby si mohli organizovat osobní život. Zákoník práce (konkrétně § 84) sice stanoví lhůtu 2 týdny předem, ale je možné domluvit se i na jiných pravidlech, která budou vyhovovat všem stranám.
Délka plánovacího období
Zvažte, na jak dlouho budete směny sestavovat dopředu.
- Měsíční plány se hodí tam, kde máte stabilní vytížení (obchody, kavárny, bankovní pobočky).
- Týdenní nebo 14denní plány využijete tam, kde dochází k rychlým a výrazným změnám v poptávce (hotely, restaurace, call centra).
- Dlouhodobé (i roční) plány se uplatní např. ve výrobě či velkých skladech, kde se kapacita řeší s velkým předstihem.
Rozložení pracovní doby
Potřebujete jedno-, dvou-, nebo třísměnný provoz? Mají všechny směny stejnou délku (8 hodin), nebo uplatňujete i 10 či 12hodinové směny? Je možné, že část zaměstnanců bude mít jednu délku směn a další část jinou, například brigádníci pomohou v době největší špičky.
Důležité je, aby se vám podařilo „pokrýt“ provozní potřeby, a zároveň nepřetěžovat lidi. Dobře promyšlené a stabilní rozložení směn přispívá k lepší adaptaci zaměstnanců a menší fluktuaci.
2. Pozice a kvalifikace
Pokud je ve firmě více typů pozic (pokladní, prodavač, kuchař, číšník atd.), je dobré již na začátku jasně vymezit, kdo co zvládne – tedy kromě základní pozice i případné další úrovně (např. „může otevírat prodejnu“, „smí obsluhovat určitý stroj“, „má na starost objednávky“). To vám pomůže předejít situacím, že se na danou směnu přihlásí člověk, který na ni nemá dostatečnou kvalifikaci či zkušenost.
3. Lidé
Kromě jména zaměstnance si zapište i jeho pracovní poměr (plný/zkrácený úvazek, brigáda), nezletilost a samozřejmě také zmíněné způsobilosti.
- Úvazek je klíčový pro správné rozpočítání hodin a dodržení zákonných limitů.
- Nezletilí zaměstnanci musí mít lehčí podmínky (např. kratší pracovní doba, nemožnost nočních směn).
- Nepřítomnosti (plánované volno, dovolená, lékař atd.) byste měli mít k dispozici vždy před rozdělováním směn, abyste se vyhnuli zbytečnému „překreslování“ hotového plánu.
4. Kapacitní potřeby směn
Než budete zaměstnance přiřazovat ke konkrétním směnám, stanovte, kolik lidí na jaké pozici a v jaký čas potřebujete. Pokud plánujete manuálně, vytvořte si tabulku nebo formulář s jednotlivými dny a pozicemi, a do něj poznamenejte optimální počet zaměstnanců.
Cílem je nalézt rovnováhu mezi náklady (mzdy) a kvalitou servisu (aby zákazník nečekal zbytečně dlouho). Zahrňte i reálné špičky a slabší období, kdy může obsluha pracovat v menším počtu.
5. Rozdělení směn
Vlastní přiřazování lidí k vytvořeným směnám je stěžejní část celého procesu:
- Zkuste přednostně obsadit zaměstnance s plnými úvazky (aby splnili svůj fond hodin) a až následně brigádníky.
- Hlídáte zákoník práce – např. maximální délku směny, povinné přestávky, týdenní dobu odpočinku atd.
- Buďte spravedliví. Pokud bude jeden člověk pořád končit pozdě a pracovat o víkendech, dlouhodobě to nevydrží.
- Počítejte s náklady (příplatky za svátky, víkendy, noční směny). Podle toho se rozhodujte, jak směny rozdělit.
Naplánované směny si pak zkontrolujte – ideálně alespoň týden či dva dopředu, abyste měli prostor pro případné korekce.
6. Zveřejnění rozpisu směn
Rozpis směn by se měl k zaměstnancům dostat včas a ve formě, které rozumějí.
- Elektronicky (e-mail, sdílený kalendář, chatová skupina či aplikace): Je rychlý a ušetří spoustu papíru, navíc lidé mohou sledovat změny v reálném čase.
- Tištěná verze: Pro zaměstnance, kteří nemají přístup k internetu, nebo pokud je to pro vás jednodušší. Dbejte na přehlednost (tabulky, barevné rozlišení).
Co dál?
Reálně může dojít k tomu, že hned po zveřejnění bude mít několik zaměstnanců zvláštní požadavky nebo výměny směn. Buďte na to připraveni a mějte nastavená pravidla pro změny (kdo a kdy je může schválit, zda se směny mohou prostě jen „prohodit“ mezi zaměstnanci atd.).
Je lepší plánovat v excelu, nebo ve specializované aplikaci?
- Excel:
- Výhody: Většina lidí ho má, lze ho naprogramovat tak, aby počítal různé parametry (hodiny, přesčasy, mzdové náklady).
- Nevýhody: Hůře se v něm řeší přístup více lidí naráz a komunikace zaměstnanců (přepisování, nechtěné změny).
- Specializované aplikace:
- Výhody: Velkou část plánování dokážou zautomatizovat, hlídají zákonné limity a komunikují se zaměstnanci (ti si mohou sami hlásit dovolenou, prohazovat směny s kolegy apod.).
- Nevýhody: Úvodní nastavování může být složitější, ale časová úspora se projeví velmi rychle.
V mnoha systémech (např. i v rámci Dayswaps) je možné vše provádět na jednom místě, a to od zadání nepřítomností, přes sestavení směn až po přehled o odpracovaných hodinách.
Závěr
Plánování směn je strategická činnost, která umí ušetřit čas a náklady, ale také výrazně ovlivnit spokojenost lidí ve firmě. Buďte proto systematičtí, pracujte s reálnými daty o provozu, a hlavně nezapomínejte na férové rozdělování směn i dostatečnou komunikaci se zaměstnanci.
Správně nastavený systém vám ulehčí práci, ať už použijete excel, nebo specializovaný software. Přejeme vám co nejvíce hladce naplánovaných směn a spokojené zaměstnance!
