Dayswaps - Jak správně naplánovat směny

Dobře naplánované směny jsou základem fungování každého provozu. Plánování na začátku vypadá složitě, ale s naším návodem a trochou trpělivosti to zvládne i úplný začátečník. Pokud se dostanete do úzkých, kontaktujte nás (modrá bublina vpravo dole), rádi Vám pomůžeme.

Efektivita na 1.místě

Jestli máme dobrý plán směn nebo ne, poznáme na těch nejdůležitějších oblastech - spokojenosti zákazníků (nikdo nemá rád fronty) a zaměstnanců (spokojenost s rozvrhem).

Také musíme vzít v úvahu čas, který plánováním směn strávíme. Když řešíme směny, nemůžeme se zároveň věnovat zákazníkům, zaměstnancům či rozvoji businessu.

Pojďme si ukázat, jak lze směny naplánovat rychle, ale zároveň správně a beze zmatků.

Než se pustíme do plánování

Směny budeme plánovat opakovaně (každý týden, měsíc či rok) a proto je dobré si hned na začátku promyslet pár věcí a nastavit pravidla.

Nepřítomnosti zaměstnanců

Je velmi neefektivní strávit spoustu času vytvářením plánu a následně ho předělávat, protože Jana má naplánovaného zubaře a Petr musí na třídní schůzky. Aby se Vám to nestalo, domluvte si ze zaměstnanci termín do kdy Vám nepřítomnosti na další plánovací období budou hlásit.

Zveřejňování rozpisu

Na druhé straně je pro zaměstnance frustrující pokud nedostávají rozvrh směn včas a nemohou si plánovat osobní program. Dohodněte se, jak moc dopředu jim budete plán směn na další období dávat.

Připomínám, že podle § 84 zákoníku práce musí zaměstnavatel seznámit zaměstnance s rozvrhem nejpozději 2 týdny před začátkem období, pokud se nedohodli jinak.

Délka plánovacího období

Zvažte, jak dlouhé bude Vaše plánovací období. Každému provozu vyhovuje něco jiného, obecně lze říci, že:

Provozy, které mají stabilní vytížení (obchod, kavárna, pobočka banky) plánují po měsících
Provozy, kde často dochází ke skokovým změnám vytíženosti (hotely, restaurace, call centra) upřednostňují týdenní či 14-denní plánovací cyklus s ohledem na flexibilitu
Velké podniky (výroba, sklad), kde se kapacita plánuje dlouho dopředu vytvářejí rozpis směn na několik měsíců nebo klidně i celý rok

Rozložení pracovní doby

Máte jedno, dvou či třísměnný provoz? Jak dlouhé potřebujete směny - 8, 10, 12 hodin či proměnlivé? Jsou směny rozloženy rovnoměrně či nerovnoměrně?

Není nutné, aby všichni zaměstnanci měli stejnou směnnost. Rozhodující je, že budete moct směny poskládat tak, aby kapacita odpovídala provozním potřebám. Například restaurace může mít HPPčka v režimu 12 hodinových směn a v obědové špičce si vypomáhat brigádníky.

Směnnost můžete v průběhu času měnit. Určitě se však vyplatí dobře si to rozmyslet na začátku, aby si zaměstnanci nemuseli často zvykat na změny.

Jdeme plánovat

Když máme nastavená pravidla, můžeme se pustit do vlastního plánování. Pro ilustraci jednotlivých kroků jsem si vypůjčil pár ukázek z našeho Automatického plánovače směn. Plánování si ukážeme na příkladu supermarketu.

1. Pozice a kvalifikace

Každý ví, že směna musí mít definovanou pozici, aby se nestalo, že za kasou bude sedět uklízečka. Často je ale třeba odlišit i různé úrovně kvalifikací či zkušeností v rámci jedné pozice.

Např. každá pokladní zastane místo na pokladně, ale jen některé mohou otevírat prodejnu. Tady nám pomohou zkušenosti. Pro náš příklad jsem si rozdělil zaměstnance do těchto skupin:

Začátečník - umí prodávat
Pokročilý - navíc umí otevřít
Export - navíc umí i zavřít

Na zkušenosti musíme myslet již při vytváření směn. V našem supermarketu potřebujeme zajistit, že na ranní směně bude alespoň jedna pokladní, která obchod otevře.

2. Lidé

Zaměstnance zadáváme nejčastěji jménem a příjmením, ale možné jsou i přezdívky či IDčka. Každému zaměstnanci přiřadíme pracovní pozici (či několik pozic) a pokud je třeba tak i úroveň zkušeností. Bez toho by jsme nevěděli, koho na jakou směnu dát.

U každého člověka je potřeba znát úvazek, případně pamatovat na nezletilost. Tyto údaje jsou nezbytné z hlediska dodržování podmínek zákoníku práce.

Rovněž musíte mít přehled o plánovaných nepřítomnostech zaměstnanců. Jinak se může stát, že někomu naplánujeme směnu na dobu, kdy nebude moct přijít do práce. Ideální je, když si nepřítomnosti zaměstnanci zadávají sami. Nemusíte nic složitě dohledávat po mailech, SMSkách a papírkách, ale zároveň víte kdo kdy může a nemůže.

Např. Dan má naplánovanou dovolenou, Janě jsme slíbili náhradní volno za minulý víkend a Jiřina vozí každou středu odpoledne děti do hudebky.

3. Kapacitní potřeby směn

V tomto kroku stanovíme kolik lidí na jakých pozicích potřebujeme, aby provoz optimálně fungoval. Cílem je nalézt rovnováhu mezi náklady (mzdy) a servisem pro zákazníka (aby dlouho nečekal ve frontě).

Výsledkem je vytvoření směn. Pozor! Směny jsou v tomto kroku neobsazené, tj. ještě je nepřiřazujeme konkrétním pracovníkům.

V našem příkladu, vypadají vytvořené směny takto. Máme směny na pozici pokladní, prodavač a doplňování. První dvě se střídají ranní a odpolední, doplňování je jen ranní. O víkendu máme kratší otevírací dobu a potřebujeme méně personálu.

4. Rozdělení směn

Jednotlivé směny postupně přidělujeme konkrétním lidem. Pojítkem mezi směnou a člověkem je pracovní pozice, která zajistí, že vybraný člověk zastane požadovanou práci.

Při rozdělování směn je důležité zohledňovat tři věci:

nepřítomnosti zaměstnanců (řešili jsme v bodě 2)
zákoník práce (aby nenastaly problémy s úřady)
férové rozdělování směn (když bude někdo pravidelně "vyžírat" nejhorší směny, nebude spokojený a brzy Vám odejde)

Pokud máme v týmu mix HPP a brigádníků, musíme zohlednit také náklady. V takovém případě nejdříve naplánujeme HPP do výše úvazků, ideálně mimo víkendy a svátky, abychom minimalizovali příplatky. Směny, které zbydou následně vykryjeme brigádníky.

Směny můžeme rozdělovat ručně, pomocí cyklů či využít automatický plánovač. V našem supermarketu vypadá výsledek takto:

5. Zveřejnění rozpisu směn

V úvodu jsme probírali, že zaměstnance je třeba s rozpisem směn seznámit v dostatečném časovém předstihu. Forma zveřejnění je na Vás, důležité je, aby se rozpis k zaměstnancům dostal.

Nejsnazší je sdílet rozvrh prostřednictvím plánovací aplikace nebo jej poslat do mailu či na messenger. Zaměstnancům, kteří moderní technologie nepoužívají, rozvrh vytiskneme.

Vytištěný rozvrh musí být hlavně přehledný, aby se v něm každý vyznal. Takto vypadá listopad v našem supermarketu:

A je to! Náš plán směn je hotov.

V praxi se stává, že jakmile rozpis zveřejníte, začnou zaměstnanci směny měnit. O tom, jak efektivně řešit výměny směn jsme psali tady.

Je lepší plánovat směny v excelu nebo ve specializované aplikaci?

Záleží na každém, co mu vyhovuje. V podstatě rozhoduje, kolik času chcete každý měsíc plánováním směn trávit.
Výhodou excelu je, že ho má téměř každý a pokud s ním člověk umí pracovat není ,těžké si tabulku naprogramovat tak, aby počítala parametry, které jsou pro naše plánování důležité.
Proti excelu hovoří, že nesplňuje nároky kladené na moderní komunikační nástroje a musíme řešit i přístupy. Když budeme chtít po zaměstnancích zadávání nepřítomností, občas se stane, že někdo něco nechtě pozmění či vymaže.

U aplikace na plánování směn se nevyhnete úvodnímu nastavování, aby plánovala přesně podle Vašich požadavků. Na druhé straně, dobrá aplikace plánování směn do velké míry zautomatizuje a postará se i o komunikaci plánu či jeho změn. Výrazná časová úspora se tak projeví už od druhého plánování.
Pokud si nejste jisti, vyzkoušejte automatický plánovač Dayswaps. Používání je na 14 dní zdarma a pak se můžete rozhodnout, jestli Vám za to časová úspora stojí nebo ne.

Jako vždy, pokud máte k efektivnímu plánování směn dotazy, napište nám na [email protected].