Výměny směn rychle, spolehlivě a přehledně

Moderní plán směn musí být flexibilní a umět reagovat na aktuální požadavky zaměstnanců. Na druhé straně změny plánu či výměny směn dokáží v rozpisu nadělat pěkný zmatek a přidělat vedoucímu spoustu práce. Chytrým řešením je software na plánování směn, který zajistí výměny směn bez nutnosti zásahu vedoucího.

Nejčastější problémy s výměnami směn

• Aktuálnost rozpisů

Když si zaměstnanci prohodí směny, rozpisy jsou rázem neaktuální. Manažer tak musí věnovat čas pravidelné aktualizaci, jinak za chvíli nikdo neví, kdy má přijít do práce.

• Dostupnost zaměstnanců

Pokud výměnu směny iniciuje manažer musí jednotlivé zaměstnance kontaktovat a zjistit, kdo je ochoten směnu za kolegu vzít.

• Zákoník práce

Zejména zaměstnanci nerozumí zákoníku úplně do detailu a při výměnách směn se nezřídka dostávají do konfliktu s jeho ustanoveními.  

Plánovač výměny směn vyřeší za Vás

Automatický plánovač Dayswaps zajistí výměny směn mezi zaměstnanci od A do Z, včetně informování všech zúčastněných. Podívejme se, jak taková výměna v praxi probíhá.

1. Žádost o výměnu směny

O výměnu žádá zaměstnanec, který v době kdy má naplánovanou směnu potřebuje volno nebo nemocenskou. Pokud zaměstnanec zažádat nemůže, výměnu směny spustí vedoucí.

 2. Oslovení kandidátů

Dayswaps najde vhodné kandidáty na výměnu (pozice, dostupnost, úvazek, nepřetržité volno...) a osloví je. Zaměstnanci dostanou nabídku na výměnu do aplikace, emailem a Messengerem (pokud mají aktivován)

 3. Vyjádření kandidátů

Program počká, kdo z oslovených zaměstnanců nabídku na výměnu přijme. U směn, které začínají za méně než 4 hodiny se čeká 15.minut. U směn začínajících později je časový interval delší.

 4. Výměna směny

Má-li manažer zapnuto automatické schvalování, software přiřadí nabízenou směnu tomu, kdo se přihlásí jako první. V případě manuálního schvalování dostane manažer seznam zájemců o výměnu a někoho vybere.

Pokud se žádný zájemce o výměnu nepřihlásí, určí manažer někoho napřímo, žádost o výměnu zamítne nebo směnu zruší.

 5. Aktualizace rozpisů

Dayswaps pošle všem zúčastněným potvrzení o výměně a zaktualizuje rozvrhy. Všichni mají ve svých aplikacích nejnovější verzi plánu a každý ví kdy má přijít do práce.

Výhody automatizovaných výměn

• Úspora času

Vedoucí, kteří přešli na automatický plánovač, šetří každý měsíc cca 80% času spojeného s výměnami směn a aktualizací rozpisů.

• Méně absencí

Praxe ukazuje, že když se pracovníci nemusejí s výměnu obracet přímo na manažera, nečekají s žádostí na poslední chvíli a šance na nalezení náhradníka je tak výrazně větší.

• Žádné zmatky

Dayswaps plány při každé změně ihned zaktualizuje a všichni tak pracují se stejnými informacemi.

• Spokojenější zaměstnanci

Možnost měnit směny a flexibilně tak reagovat na nenadálé životní situace (rodiče např. třídní schůzky, ti mladší třeba bujará oslava večer před směnou) zaměstnancům umožňuje sladit pracovní život se soukromým. Ve finále tak vydělají obě strany - zaměstnavatel i zaměstnanec.  

Pokud Vás automatizované výměny směn zaujaly, zavolejte nám (228 225 058) nebo si založte Dayswaps účet a vyzkoušejte si výměny v praxi.